Clients
Un client, c’est celui qui réserve. Il n’a jamais besoin de compte : un nom suffit pour le créer, et vous pouvez réserver pour lui tout de suite.
Ajouter un client
Clients dans la barre latérale, puis Ajouter un client. La fenêtre Nouveau client s’ouvre.
| Champ | Obligatoire | Bon à savoir |
|---|---|---|
| Nom | Oui | Le seul champ obligatoire. |
| Société (facultatif) | Non | Jusqu’à 160 caractères. |
| Email (facultatif) | Non | Deux clients de cette organisation ne peuvent pas partager le même. Nécessaire pour leur envoyer leur lien de réservation par email. |
| Téléphone (facultatif) | Non | Saisi comme vous voulez : aucun format imposé, rien n’est reformaté. |
| Notes internes (facultatif) | Non | Pour votre équipe seulement — le client ne les voit jamais. |
Enregistrer crée la fiche. Les propriétaires, les administrateurs et les membres peuvent tous ajouter et modifier des clients.
Vous pouvez aussi créer un client sans quitter une réservation : le champ client de la page Nouvelle réservation, de la fenêtre rapide du calendrier et d’une nouvelle nuitée a son propre bouton Nouveau client.
Cherchez avant d’ajouter. La recherche porte sur le nom, l’email et le téléphone, et quand elle ne trouve rien, Ajouter un client s’ouvre avec le nom que vous avez tapé déjà rempli. Si l’email est déjà utilisé par un autre client, l’enregistrement est refusé — cette personne a très probablement déjà une fiche.
La fiche client
Ouvrez un client depuis la liste. Modifier corrige les coordonnées à tout moment.
- Coordonnées — société, email, téléphone, et si un compte est lié.
- Notes internes — ce que votre équipe a écrit.
- Historique des réservations et paiements, en trois parties :
- les totaux — le nombre de réservations et l’Encaissé net : l’argent réellement reçu, remboursements déduits, dans la devise de votre organisation ;
- Réservations — les plus récentes d’abord, avec la villa, la date, le statut de réservation et le statut de paiement. Chaque ligne ouvre la réservation ;
- Activité — Paiement reçu, Remboursement, Annulation et Replanification, datés, avec la réservation concernée et le montant.
Seules les réservations de votre organisation apparaissent : un client ayant le même email dans une autre organisation n’apporte rien avec lui.
Lui donner accès à son espace
Donner accès à son espace envoie par email un lien de connexion à l’adresse de la fiche. Il connecte le client à un espace où il voit ses réservations et son solde, et crée son compte s’il n’en a pas. Une fiche sans email ne peut pas le recevoir : ajoutez-en un d’abord.
Votre offre peut limiter le nombre de clients. Quand la limite est atteinte, l’enregistrement est refusé et VillaSlot propose de changer d’offre. Pour envoyer vos clients vers un outil d’emailing, voir Intégrations.