Automatisations

L’onglet Automatisations dit ce que VillaSlot fait de vos réservations sans que personne ne clique. Ouvrez-le depuis Règles et réglages dans la barre latérale, puis l’onglet Automatisations — ou le bouton Automatisations de l’onglet Réservation. Seuls les propriétaires et les administrateurs le voient.

Chaque règle a un interrupteur et un délai. Rien ne change tant que vous n’appuyez pas sur Enregistrer.

Les quatre règles

Expirer les options non payées

Une option sans paiement à son échéance passe en Expirée et libère le créneau. La vérification tourne toutes les cinq minutes : une option peut donc rester quelques minutes au-delà de son échéance.

• L’échéance est fixée à la création de l’option. Changer le délai ne s’applique qu’aux nouvelles options.
• Désactivée, aucune option n’expire — pas même celles créées avant. La page de réservation publique n’annonce plus d’échéance.
• Une option créée pendant que la règle est désactivée n’a pas d’échéance, et n’en reçoit pas si vous réactivez la règle : confirmez-la ou annulez-la vous-même.
• Les réservations confirmées n’expirent jamais.

Clôturer les réservations soldées

Une fois par jour, une réservation Confirmée entièrement payée et terminée depuis au moins ce nombre de jours passe en Terminée, avec une entrée dans son historique qu’aucun membre de l’équipe n’a écrite.

• Jamais touchées : les options, les réservations partiellement payées ou non payées, celles remboursées, et une réservation payée plus que son prix — un trop-perçu demande l’intervention d’une personne.
• Une réservation que votre équipe a modifiée entre-temps est laissée telle quelle.
• Il n’y a pas de limite dans le passé : le premier passage après l’activation clôture toutes les réservations plus anciennes qui remplissent les conditions.

Signaler les réservations non soldées

Une fois par jour, les propriétaires et les administrateurs reçoivent une notification pour chaque réservation Confirmée terminée depuis ce nombre de jours et non soldée : acompte seulement, rien de payé, ou payée plus que son prix. Elle arrive dans l’application et par email, selon les préférences de notification de chacun, avec le montant en jeu et un lien vers la réservation. Les membres ne sont jamais notifiés.

Rappel avant le shooting

Une fois par jour, VillaSlot regarde les shootings à l’heure — confirmés, ou en option et pas encore expirés — qui commencent entre demain et la fin du jour choisi, dans le fuseau horaire de votre organisation. 1 veut dire la veille. Les nuitées, les réservations annulées, expirées et terminées sont écartées. La règle a deux destinataires, chacun avec sa case ; au moins une doit rester cochée.

• Envoyer au client : un email par réservation, avec la villa, la date, l’heure et la durée. S’il reste quelque chose à payer, il indique le montant que le lien de réservation demandera, avec le lien ; sinon il dit que tout est réglé. Un client sans adresse email ne reçoit rien.
• Envoyer aux propriétaires et administrateurs : un récapitulatif par jour et par organisation, dans l’application et par email selon les préférences de notification de chacun, qui ne liste que les réservations entrées dans la fenêtre — avec le client, la villa, l’heure, le statut et ce qui reste à payer. Les membres ne sont jamais notifiés, et rien de nouveau veut dire pas de récapitulatif.

Chaque réservation n’est rappelée qu’une fois par destinataire, pour toujours : changer le délai ou un second passage ne la renvoie jamais.

Offre Pro

Les règles de clôture, d’alerte et de rappel demandent l’offre Pro. Sans elle, en activer une ouvre à la place la proposition de passer à l’offre supérieure. Si votre organisation perd l’offre, ces règles cessent de tourner, et une règle encore activée affiche Plan Pro requis. Désactiver une règle est toujours possible, et la règle des options est disponible avec toutes les offres.

Si l’enregistrement échoue, Rien n’a été enregistré et vos règles précédentes restent en vigueur.