Espèces, virement, Stripe : tenir des comptes justes
Un paiement reçu sur place compte autant qu’un paiement en ligne.
Une villa encaisse rarement par un seul canal. Un acompte part par carte depuis le lien de réservation, le solde arrive en espèces le jour du tournage, et le client d’agence paie par virement trois semaines plus tard. Le problème n’est pas d’accepter les trois : c’est que deux d’entre eux n’écrivent rien tout seuls.
Une réservation confirmée n’est pas une réservation payée
Ce sont deux états distincts, et les confondre coûte cher dans les deux sens. Une réservation confirmée dit qu’un créneau est bloqué. Une réservation payée dit qu’un montant est arrivé. Entre les deux, il peut y avoir un acompte, un solde, ou rien du tout.
Le jour où votre calendrier affiche « confirmée » pour les deux cas, vous accueillez une équipe de production sans savoir si elle a réglé quoi que ce soit — et vous le découvrez devant elle.
Enregistrez ce qui est reçu, pas ce qui est promis
La règle tient en une phrase : on enregistre un paiement quand l’argent est arrivé, pas quand il a été annoncé.
Un virement annoncé par email n’est pas un virement reçu. Un chèque remis n’est pas un chèque encaissé. Si vous inscrivez la promesse, votre solde devient une prévision, et une prévision ne permet pas de décider si on ouvre la villa demain matin.
Les cinq informations de chaque encaissement
| Information | Pourquoi elle compte |
|---|---|
| Montant réel | Ce qui est arrivé, pas le montant attendu — les deux diffèrent souvent |
| Moyen de paiement | Espèces, virement, carte : c’est ce qui dit où chercher la trace |
| Date de réception | La date de l’argent, pas celle de la saisie |
| Référence | Numéro de transaction, référence de virement, ou reçu manuel |
| Qui l’a reçu | Sur place, c’est la seule trace qui existe |
Les trois premières suffisent pour que le solde soit juste. Les deux dernières servent le jour où quelqu’un conteste — et ce jour arrive.
Le piège du total brut
Un remboursement n’est pas l’effacement d’un paiement : ce sont deux écritures. Le paiement reste, le remboursement s’ajoute avec le signe inverse, et ce que vous affichez partout est la différence.
Sans cette soustraction, une réservation intégralement remboursée mais toujours confirmée annonce « rien à payer » en face d’un bouton qui réclame le prix entier. Le client a raison de ne rien comprendre.
Les espèces méritent plus de rigueur, pas moins
C’est le seul moyen de paiement sans trace automatique, donc le seul où la trace dépend entièrement de vous. Trois habitudes suffisent :
- Enregistrer avant de ranger l’argent, pas le soir. Un encaissement noté trois heures plus tard est un encaissement dont le montant est reconstitué de mémoire.
- Donner un reçu au client, même un message qui récapitule montant, date et réservation. C’est sa preuve autant que la vôtre.
- Nommer la personne qui a reçu. Sur une équipe de trois, c’est ce qui évite la discussion de la semaine suivante.
Le virement demande une règle, pas une vigilance
Le virement arrive sans prévenir et sans rattachement : le libellé bancaire porte rarement le nom de la réservation. Demandez une référence dans le motif dès le message qui annonce le montant, et tenez-vous-y — c’est ce qui transforme un relevé bancaire illisible en série de lignes rattachables.
Sans cela, chaque fin de mois se passe à croiser des montants avec des dates, et deux réservations au même tarif deviennent impossibles à distinguer.
Un seul endroit, jamais deux
Le tableur parallèle est la tentation naturelle quand une partie des paiements n’arrive pas en ligne. C’est aussi la source la plus fiable de comptes faux : deux registres divergent toujours, et c’est toujours celui que le client a sous les yeux qui a tort.
Si un encaissement existe, il existe au même endroit que les autres, quel que soit le canal par lequel il est arrivé. Le solde se calcule alors à partir de ces lignes, et il donne la même réponse à l’équipe, au client et à vous. Pour la suite — relancer ce qui reste dû — voir Relancer un solde sans harceler personne.
