Efectivo, transferencia, Stripe: cuentas claras
Un pago presencial cuenta tanto como uno en línea.
Una villa rara vez cobra por un solo canal. El anticipo llega con tarjeta desde el enlace de reserva, el saldo se paga en efectivo el día del rodaje y el cliente de agencia hace una transferencia tres semanas después. La dificultad no está en aceptar los tres: está en que dos de ellos no registran nada por sí solos.
Una reserva confirmada no es una reserva pagada
Son dos estados distintos, y confundirlos sale caro en ambos sentidos. Una reserva confirmada dice que una franja está bloqueada. Una reserva pagada dice que ha llegado un importe. Entre ambas puede haber un anticipo, un saldo o nada en absoluto.
El día en que tu calendario muestre «confirmada» para los dos casos, recibirás a un equipo de producción sin saber si ha pagado algo, y lo descubrirás delante de ellos.
Registra lo recibido, no lo prometido
La regla cabe en una frase: un pago se registra cuando el dinero ha llegado, no cuando se ha anunciado.
Una transferencia anunciada por correo no es una transferencia recibida. Un cheque entregado no es un cheque cobrado. Si anotas la promesa, tu saldo se convierte en una previsión, y una previsión no sirve para decidir si abres la villa mañana por la mañana.
Los cinco datos de cada cobro
| Dato | Por qué importa |
|---|---|
| Importe real | Lo que llegó, no lo esperado: a menudo no coinciden |
| Medio de pago | Efectivo, transferencia, tarjeta: indica dónde está el rastro |
| Fecha de recepción | La fecha del dinero, no la del registro |
| Referencia | Número de transacción, referencia de la transferencia o recibo manual |
| Quién lo recibió | En presencial, es el único rastro que existe |
Los tres primeros bastan para que el saldo sea correcto. Los dos últimos sirven el día en que alguien reclama, y ese día llega.
La trampa del total bruto
Una devolución no borra un pago: son dos apuntes. El pago permanece, la devolución se suma con el signo contrario y lo que muestras en todas partes es la diferencia.
Sin esa resta, una reserva íntegramente reembolsada pero aún confirmada anuncia «nada que pagar» junto a un botón que reclama el precio completo. El cliente tiene razón al no entender nada.
El efectivo exige más rigor, no menos
Es el único medio sin rastro automático, así que el único en el que el rastro depende enteramente de ti. Bastan tres costumbres:
- Registrarlo antes de guardar el dinero, no por la noche. Un cobro anotado tres horas después es un cobro cuyo importe se reconstruye de memoria.
- Dar un justificante al cliente, aunque sea un mensaje con importe, fecha y reserva. Es su prueba tanto como la tuya.
- Nombrar a quien lo recibió. En un equipo de tres, es lo que evita la discusión de la semana siguiente.
La transferencia necesita una regla, no vigilancia
La transferencia llega sin avisar y sin vínculo: el concepto bancario rara vez lleva el nombre de la reserva. Pide una referencia en el concepto desde el mismo mensaje que indica el importe, y mantén esa norma: es lo que convierte un extracto ilegible en una serie de líneas asignables.
Sin eso, cada cierre de mes se va en cruzar importes con fechas, y dos reservas con la misma tarifa resultan imposibles de distinguir.
Un solo sitio, nunca dos
La hoja de cálculo paralela es la tentación natural cuando parte de los pagos no llega en línea. También es la fuente más fiable de cuentas equivocadas: dos registros siempre divergen, y el que está mirando el cliente siempre resulta ser el equivocado.
Si un cobro existe, existe en el mismo sitio que los demás, venga por donde venga. El saldo se calcula entonces a partir de esas líneas y da la misma respuesta al equipo, al cliente y a ti. Para lo que viene después —reclamar lo pendiente— véase Recordar un saldo sin perseguir al cliente.
